Ferramenta funciona por meio da Cortana, assistente de produtividade da Microsoft, e tem como objetivo oferecer mais dinamismo e organização no dia a dia dos usuários, colocando também o tema da acessibilidade em pauta
A Microsoft anunciou a disponibilidade geral de um novo recurso para os usuários brasileiros do Outlook, o Play My E-mails (Leia Meus E-mails). Criada para a versão mobile do serviço de e-mails, a ferramenta tem acessibilidade como premissa e o objetivo de permitir que pessoas com deficiência tenham melhores experiências junto ao Outlook.
Além disso, o Play My Emails oferece mais controle e organização para os usuários, bem como otimização de tempo e possibilidades “além da tela”. Lançado em inglês em 2020, o português do Brasil é a segunda língua oficial da ferramenta.
Além de reproduzir os e-mails em voz alta, o recurso oferece aos usuários a possibilidade de responder, excluir, mover ou arquivar às novidades da caixa de entrada por meio de comandos de voz para a Cortana, a assistente de produtividade pessoal da Microsoft. Criado para quem está com as “mãos ocupadas”, que consegue agilizar a leitura e resolução de e-mails enquanto, por exemplo, faz compras, se exercita, realiza tarefas domésticas ou simplesmente descansa longe das telas por um tempo.
“A transformação dos ambientes de negócios e a necessidade de mais flexibilidade entre o trabalho e a vida pessoal têm exigido que sejam repensadas as formas de como realizamos as tarefas no nosso dia a dia”, comenta Ricardo Wagner, diretor de Trabalho Moderno e Segurança da Microsoft Brasil.
“O principal objetivo do Play My Emails é permitir que pessoas com deficiência, seja temporária ou permanente, total ou parcial, utilizem o Outlook de forma mais confortável, em qualquer hora ou lugar. A ferramenta também ajudará todos os usuários a manter as caixas de entrada mais organizadas, as respostas mais pontuais e as pessoas no controle das suas agendas, para que tenham tempo para se concentrar no que realmente importa. A língua portuguesa foi escolhida estrategicamente pela Microsoft, após o inglês, pois foi observado que os brasileiros utilizam o Outlook mobile de maneira expressiva”, ressalta.
Agendamento e gerenciamento de tempo
O uso e experiência do Play My Emails começa com um resumo de novos e-mails não lidos e atualizações de eventos, lidos pela Cortana. Ao ouvir uma leitura dos convites de reunião na caixa de entrada, os usuários terão a oportunidade de responder rapidamente, quando a Cortana perguntar se desejam aceitar ou recusar o convite. A assistente da Microsoft também avisa se o convite é para hoje, amanhã ou um dia específico, bem como se existem conflitos.
Caso os usuários recebam um e-mail sobre um assunto importante, que convém discutir antes de responder, é possível solicitar a ela o agendamento de uma reunião com o remetente, que irá encontrar o próximo horário disponível na agenda de ambos, perguntar se o usuário está ciente da localização e dos fusos horários e se deseja agendar. Para fornecer mais informações sobre como o evento se encaixa no restante do dia, a Cortana também informa se existem reuniões antes ou depois do intervalo de tempo sugerido.
Conexão e trabalho além da tela
O Outlook já oferece recursos para apoiar os usuários na organização de tarefas, com a sinalização de e-mails que contêm questões a serem resolvidas. Com o Play My Emails, também será possível sinalizar e-mails na caixa de entrada e até mesmo adicioná-los como tarefas no Microsoft 365, que são sincronizados com o aplicativo de tarefas do usuário. Dessa forma, é possível gerenciar pendencias quando for mais conveniente ou exibir as três principais na página de pesquisa proativa no Outlook mobile.
Desde o lançamento do recurso em inglês, em novembro de 2020, a equipe desenvolvedora compreendeu por meio de feedbacks de clientes que utilizar o Play My Emails para responder rapidamente a e-mails por comando de voz é uma ótima maneira de fazer uma triagem das caixas de entrada. No entanto, no início, não era possível ditar as respostas com clareza. Pensando nisso, foi adicionada a capacidade de editar as respostas, pedindo para a Cortana repetir o que foi ditado, ou até mesmo salvar a resposta como um rascunho de e-mail para endereçar mais tarde. Além disso, quando os usuários estiverem satisfeitos com sua resposta, podem realizar outras ações ao e-mail que acabaram de responder, como Arquivar ou Excluir, para conclusão.
Customização e melhorias
Com o objetivo de ampliar maneiras seguras de manter os usuários conectados com o que importa, o Play My Emails também já pode ser utilizado no carro. Esse modo detecta automaticamente quando o dispositivo está conectado ao sistema de áudio do carro e permite o uso dos controles no volante ao invés dos no telefone para iniciar o Play My Emails. Também foi adicionado recentemente um recurso que permite agendar um lembrete para iniciar o Play My Emails diariamente. Dessa forma, a rotina diária dos usuários pode ser mantida.
O Outlook já ajuda os usuários a se conectarem com suas “Pessoas Favoritas”, por meio do acesso rápido a conversas por e-mail e opções de notificação. Agora também é possível optar por definir o Play My Emails para ler apenas as novidades das “Pessoas Favoritas”. graças ao poder da IA e do Microsoft Graph, a Cortana conhece os usuários e as pessoas em sua organização e, agora, é possível pedir para ouvir e-mails de pessoas específicas como, por exemplo, superiores ou subordinados. E tudo isso é personalizável para um período de tempo ou um tópico específico.
A Microsoft continuará a adicionar mais recursos para o Play My Emails no Outlook mobile ao longo dos próximos meses e a própria Cortana informará os usuários sobre eles, por meio da experiência no aplicativo.
Sobre a Microsoft
A Microsoft (Nasdaq “MSFT” @microsoft) habilita a transformação digital na era da nuvem inteligente e da fronteira inteligente. A missão da Microsoft é empoderar cada pessoa e organização no planeta a conquistar mais. A empresa está no Brasil há 33 anos e é uma das 120 subsidiárias da Microsoft Corporation, fundada em 1975. Em 2020, a empresa investiu mais de US$ 13 milhões levando tecnologia gratuitamente para 1.765 ONGs no Brasil, beneficiando vários projetos sociais. Desde 2011, a Microsoft já apoiou mais de 7.500 startups no Brasil por meio de doações de mais de US$ 202 milhões em créditos de nuvem.
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